Nota obciążeniowa jest dokumentem, który rejestruje wydatek na usługi świadczone lub towary otrzymane przez organizację w ramach działalności gospodarczej. Wyszczególnia ona charakter dostarczonych usług lub towarów, ich wartość oraz czas, w którym zostały dostarczone. Nota obciążeniowa może być tworzona i wykorzystywana w wielu sytuacjach: gdy istnieje nieporozumienie z dostawcą dotyczące zaległych płatności; w celu udokumentowania wydatków, które zostały zwrócone przez inną stronę; oraz gdy oprogramowanie księgowe nie posiada określonych pól do raportowania wydatków. Nota obciążeniowa dokumentuje wydatek obciążający saldo konta.
Co zawiera nota obciążeniowa?
Nota obciążeniowa powinna zawierać następujące informacje:
- Dłużnicy – dotyczy to nazwy przedsiębiorstwa lub osoby fizycznej, dla której wydatek jest rejestrowany, jeśli dotyczy. Może to obejmować zarówno dostawców, jak i klientów, w przypadku gdy towary lub usługi zostały dostarczone i nie zostały zapłacone.
- Data – data utworzenia noty obciążeniowej oraz data dostarczenia towarów lub usług, jeśli dotyczy.
- Opis – opis dostarczonych towarów lub usług oraz ich wartość. Powinien zawierać powód poniesienia wydatku, jak również rodzaj poniesionego wydatku.
- Powód poniesienia wydatku, to na przykład: podróż, czynsz lub opłata pocztowa. Jeśli wydatek jest sporny, może zawierać również szczegóły dotyczące tego sporu.
Dlaczego potrzebujesz noty debetowej?
Ważne jest, aby rejestrować wszystkie wydatki związane z działalnością gospodarczą i tworzyć notę obciążeniową, gdy wydatek nie jest bezpośrednio obciążany przez konto. Jest to ważne z następujących powodów:
- Aby zapewnić dokumentację potwierdzającą wydatki, jeśli dojdzie do sporu z dostawcą;
- Aby zapewnić sporządzanie dokładnych sprawozdań finansowych;
- Aby dostarczyć dowodów na poparcie wniosku o odliczenie podatkowe; – Aby zapewnić zapis wydatków, który może być wykorzystany podczas przygotowywania budżetu.
Kiedy nota obciążeniowa nie jest wymagana?
Nota debetowa nie jest wymagana, gdy wydatek jest bezpośrednio księgowany na koncie. Zazwyczaj dzieje się tak w przypadku zakupu towarów lub zapłaty za usługi. Jeśli firma otrzymuje towary lub usługi jako zapłatę za dostarczone towary lub usługi, musi zapisać kredyt na otrzymaną kwotę.
Jeżeli towary lub usługi są otrzymywane jako pełna zapłata, otrzymana kwota musi zostać uznana na koncie użytym do zarejestrowania sprzedaży.
Jeżeli towary lub usługi są otrzymywane jako część zapłaty, otrzymana kwota musi być zapisana na odpowiednim rachunku kosztów.
Czy faktury mogą być wysyłane z notą obciążeniową?
Faktury są zazwyczaj wysyłane do klientów w celu zarejestrowania kwot należnych firmie i dlatego nie są dołączane do noty obciążeniowej.
Podsumowanie
Noty debetowe są ważnym dokumentem księgowym służącym do ewidencjonowania wydatków ponoszonych przez przedsiębiorcę w trakcie prowadzenia działalności. Powinny zawierać datę, datę dostarczenia towarów lub usług, opis dostarczonych towarów lub usług i ich wartość oraz dłużników (jeśli dotyczy). Używane prawidłowo, stanowią dokumentacyjny dowód poniesienia wydatków i mogą być wykorzystane do poparcia wniosku o odliczenie podatkowe.