Jak zmienić rachunek firmowy – poradnik krok po kroku

Przedsiębiorcy niechętnie zmieniają bank, w którym prowadzą konto firmowe. A szkoda, gdyż zazwyczaj łączy się to z wieloma dodatkowymi korzyściami. Wynika to przede wszystkim z tego, że banki nieco lepiej traktują nowych klientów i dotyczy to również klientów biznesowych. Poza tym, przechodząc do innego banku w okresie promocyjnym, możemy liczyć na dodatkowe bonusy. Czasami po prostu warto poświęcić na to nieco czasu i przenieść finanse swojej firmy do nowego banku. Dlatego dziś podpowiadamy krok po kroku, jak to zrobić poprawnie.

Jak założyć konto firmowe w nowym banku?

Przeniesienie konta firmowego jest nieco bardziej skomplikowane niż założenie nowego konta osobistego w nowym banku. W przypadku firmy musimy pamiętać o poinformowaniu o nowym rachunku bankowym naszych kontrahentów, urząd skarbowy, a także ZUS. Do tego nowe dane musimy podać księgowej, tak aby faktury były wystawiane już z nowym numerem bankowym. Poza tym zmiana konta firmowego wymaga wprowadzenia zmian na stronie internetowej naszej firmy i we wszystkich innych miejscach, gdzie widnieje nasz numer konta. Jest to czasochłonne, ale czasem nie mamy innego wyjścia, a czasem będzie się nam to po prostu w dłuższej perspektywie opłacało. Jak więc zmienić konto firmowe?

KROK 1 – Wybieramy bank, w którym założymy nowe konto

Wybór banku, do którego przeniesiemy finanse firmy, nie jest prostym zadaniem. Różne banki oferują różne usługi dla klientów biznesowych, więc warto na początku poświęcić nieco czasu na znalezienie odpowiedniej oferty. Idealnie nadaje się do tego aktualny Ranking Kont Firmowych, w którym zapoznamy się z promocjami i produktami firmowymi poszczególnych banków.

Przy wyborze nowego konta firmowego warto przede wszystkim zwrócić uwagę na potrzeby swojej firmy. Jeśli poza samym prowadzeniem konta interesują nas także dodatkowe usługi, takie jak księgowość online czy faktoring, z pewnością zainteresuje nas oferta ING Banku Śląskiego. Z kolei Idea Bank oferuje swoim klientom możliwość bezpłatnego korzystania z biura w ramach coworkingu oraz sali konferencyjnej.

KROK 2 – Zakładamy konto firmowe w nowym banku

Gdy wybierzemy już bank, w którym chcemy prowadzić finanse swojej firmy, czas przystąpić do działania. Na początek po prostu załóżmy konto firmowe w nowym banku. W niektórych bankach będziesz musiał zrobić to osobiście, w placówce banku, ale w niektórych przypadkach wszelkie formalności załatwimy przez internet.

Przy zakładaniu konta firmowego bank poprosi Cię o takie dane jak:

  • nazwa firmy,
  • adres firmy,
  • NIP,
  • REGON,
  • dane właściciela firmy,
  • numer PKD głównego rodzaju działalności (opcjonalnie).

Gdy tylko nasz nowy rachunek firmowy zostanie otwarty, możemy zacząć przekazywać swoim kontrahentom nowy numer bankowy, poprzez który będziemy się rozliczać. To również dobry moment na zaktualizowanie danych, wszędzie tam, gdzie pojawia się stary numer (strona internetowa, szablon faktur, czy dane w firmie, która obsługuje płatności przez terminal).

KROK 3 – Zamykamy stary rachunek firmowy

Przede wszystkim decyzja co do tego, czy zamkniemy dotychczasowy rachunek, czy nie należy do nas. Zawsze możemy pozostawić sobie ten rachunek, ale zazwyczaj tylko niepotrzebnie będzie on generował dodatkowe koszty. Dlatego mimo wszystko bardziej opłaca się zamknąć stare konto firmowe. W tym celu powinniśmy udać się do najbliższej placówki naszego starego banku.

Zamykając rachunek firmowy, powinniśmy zwrócić uwagę na okres wypowiedzenia. Zazwyczaj umowa z bankiem kończy się wraz z końcem miesiąca, który następuje po miesiącu, w którym została ona wypowiedziana. Pamiętajmy również, że za ten ostatni miesiąc bank również naliczy sobie standardowe opłaty. Dlatego wypłacają firmowe pieniądze z konta, warto zostawić na nim kilkanaście złotych na ich pokrycie.

Zamykając konto firmowe dokładnie przeanalizujmy, czy nie oczekujemy na jakieś płatności z odroczonym okresem zapłaty. Jeśli tak, to mimo wszystko warto poczekać na nie kilka miesięcy i do czasu ich uregulowania nie zamykać konta. Dzięki temu unikniemy sytuacji, w której nasz kontrahent będzie przelewał pieniądze na rachunek, który już nie istnieje. Jednak, jeśli nie spodziewamy się już żadnych przelewów, możemy spokojnie zamykać stare konto.

KROK 4 – Informujemy urząd skarbowy

Przy zmianie konta firmowego, mamy 7 dni na poinformowanie o tym fakcie urzędu skarbowego. W tym celu możemy udać się do przypisanego nam urzędu lub możemy zrobić to przez Profil Zaufany. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych należy wypełnić formularz CEIDG-1, w pozycji 28. Natomiast jeśli poza nowym kontem firmowym pozostawiamy sobie również stary rachunek firmowy, to musimy wypełnić załącznik CEIDG-RB, w którym należy wypisać numery wszystkich naszych rachunków firmowych.

Jeśli natomiast zmienialiśmy rachunek firmowy spółki, musimy udać się do urzędu skarbowego, gdzie złożymy wypełniony formularz NIP-2. Jeśli tutaj również posługujemy się kilkoma numerami kont, wszystkie podajemy w załączniku NIP-B.

KROK 5 – Informujemy ZUS

W celu aktualizacji informacji o naszym numerze konta firmowego musimy udać się również do ZUS-u. Nowe dane zgłaszamy poprzez wypełnienie druku ZUS ZBA. Mamy na to do 14 dni od zmiany rachunku firmowego.

 

I to wszystko. Jednak, jeśli zależy nam, aby cały proces był jeszcze mniej czasochłonny, wybierzmy ofertę banku, który większość formalności załatwi za Ciebie. Wiele banków bierze na siebie informowanie naszego starego banku, urzędu karbowego i ZUS-u o tym, że zmienisz konto firmowe. Warto skorzystać z takiej opcji, szczególnie gdy zależy nam na czasie, a nie lubimy biegać po urzędach.

 

Jakie są rodzaje kont firmowych?

Jeśli jesteś przedsiębiorcą, musisz posiadać konto firmowe. Może nie wynika to wprost z przepisów prawa, ale tak naprawdę, jeśli masz firmę, to się bez niego nie obejdziesz. Po prostu nie będziesz w stanie realizować wszelkich transakcji z poziomu konta osobistego.

Poza tym z kontem firmowym wiąże się też wygoda. Przede wszystkim zakładając konto firmowe w banku, możesz liczyć na o wiele więcej niż zwykłe konto. Wiele banków oferuje przedsiębiorcom wiele dodatkowych opcji, dzięki którym zaoszczędzisz czas i pieniądze, a prowadzenie firmy stanie się, choć odrobinę łatwiejsze i przyjemniejsze. Sprawdź zatem, jakie rodzaje kont dla firm oferują takie banki, jak Santander, ING Bank Śląski, PKO, Pekao S.A., Alior czy mBank.

Podstawowe konto dla firm

Banki od zawsze tak formułowały oferty rachunków firmowych dla przedsiębiorców, że po prostu nie opłacało się wykorzystywać kont osobistych do prowadzenia finansów firmy. Decydując się na założenie konta w danym banku, przede wszystkim otrzymujesz dostęp do podstawowego konta firmowego. Jest to po prostu rachunek bieżący, na którym będziesz gromadził środki firmowe oraz z którego będziesz rozliczał się z kontrahentami, urzędem skarbowym i ZUS-em. Jednak nawet podstawowe konto bankowe możesz dopasować do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa.

Na samym początku warto wybrać tzw. konto na start. Najczęściej jest ono zupełnie darmowe, lub wszelkie opłaty są znoszone, jeśli spełnisz kilka prostych warunków. Może być to np. zapewnienie regularnych wpływów na koncie lub opłacanie składek ZUS, lub podatków na rzecz urzędu skarbowego właśnie z takiego konta firmowego.

Do wyboru masz również konto typu standard, które również nie wiąże się ze zbyt dużymi opłatami, ale przeznaczone jest dla przede wszystkim dla przedsiębiorców, którzy już od jakiegoś czasu funkcjonują na rynku.

Jeśli jednak masz większe wymagania, zapytaj bank o konta w wersji premium. W takim przypadku za dodatkową opłatą możesz liczyć na szereg dodatkowych usług, które niedostępne są dla w przypadku przedsiębiorców, którzy posiadają tylko standardowe konta.

Pomocnicze konto firmowe

Jeśli prowadzisz działalność na niewielką skalę lub jesteś mikroprzedsiębiorcą, konto w wersji standard z pewnością Ci wystarczy. Jednak większe przedsiębiorstwa czy spółki będą potrzebowały dodatkowych kont pomocniczych. Na szczęście większość banków w Polsce (np. Alior, mBank, Inteligo) mają taki rodzaj kont wśród swoich produktów dla przedsiębiorców.

Do czego służy takie konto pomocnicze? Przede wszystkim możesz mieć ich kilka, a nawet kilkadziesiąt, jeśli prowadzisz działalność na większą skalę. Każde takie konto pomocnicze możesz przypisać do jednego kontrahenta (lub grupy kontrahentów, jeśli tak Ci będzie prościej), z którym będziesz się za jego pośrednictwem rozliczał. Dzięki temu łatwiej zadbasz o porządek i przejrzystość w firmowych finansach, a to przecież jedna z podstawowych zasad, jeśli nie chcemy „gubić” pieniędzy.

Poza tym do konta pomocniczego możesz upoważnić swoich pracowników, dzięki czemu będą oni mieli dostęp do części finansów firmy, co czasami jest niezbędne. Jednak z drugiej strony nie będą mieli wglądu w całość finansów przedsiębiorstwa, na czele którego stoisz.
Konto pomocnicze możesz także wykorzystać jako miejsce, w którym będziesz gromadził nadwyżkę środków, którą z czasem przeznaczysz na inwestycje, rozwój firmy lub po prostu na czarną godzinę.

Konto walutowe dla firm

Konto walutowe jest nieodzowne, jeśli rozliczasz się z partnerami biznesowymi w obcej walucie. Dostępne jest w takich bankach jak: NEST Bank, Alior Bank, ING Bank Śląski, mBank, czy Bank PEKAO. Standardem już jest konto walutowe w euro, dolarach amerykańskich czy frankach, ale w niektórych bankach możesz posiadać konto w jednej z nawet 20 różnych walut, w tym CZK, DKK, HUF, JPY, NOK, RON, SEK.

A co Ci daje takie konto? Przede wszystkim przelewy oraz wpłaty i wypłaty gotówki bez przewalutowania. Dzięki temu nie musisz ponosić dodatkowych kosztów i nie tracisz pieniędzy, na sprzedawaniu i kupowaniu walut.

Konto lokacyjne dla firm

Zastanawiasz się co zrobić z nadwyżką środków w firmie? Możesz złożyć je na koncie lokacyjnym dla firm. Takie konta działają podobnie do rachunków oszczędnościowych, które banki oferują prywatnym klientom. Co najważniejsze, w każdej chwili możesz sięgnąć po te środki i przeznaczyć je na dowolny cel.

Banki coraz częściej wychodzą naprzeciw oczekiwaniom klientów biznesowych i oferują różne produkty bankowe, które ułatwiają prowadzenie działalności i pomagają w utrzymaniu porządku w firmowej kasie. Poza tym, jako klienci biznesowi danego banku, często możemy skorzystać także z innych usług. Coraz więcej banków oferuje swoim klientom opcję wirtualnej księgowości czy faktoringu. Wszystko to powinniśmy uwzględnić, zakładając konto firmowe. A od czasu do czasu warto również zajrzeć do aktualnego rankingu kont firmowych, bo może okazać się, że konkurencyjny bank właśnie wprowadził ofertę, która będzie idealna dla danego biznesu.