Jak zmienić rachunek firmowy – poradnik krok po kroku

Przedsiębiorcy niechętnie zmieniają bank, w którym prowadzą konto firmowe. A szkoda, gdyż zazwyczaj łączy się to z wieloma dodatkowymi korzyściami. Wynika to przede wszystkim z tego, że banki nieco lepiej traktują nowych klientów i dotyczy to również klientów biznesowych. Poza tym, przechodząc do innego banku w okresie promocyjnym, możemy liczyć na dodatkowe bonusy. Czasami po prostu warto poświęcić na to nieco czasu i przenieść finanse swojej firmy do nowego banku. Dlatego dziś podpowiadamy krok po kroku, jak to zrobić poprawnie.

Jak założyć konto firmowe w nowym banku?

Przeniesienie konta firmowego jest nieco bardziej skomplikowane niż założenie nowego konta osobistego w nowym banku. W przypadku firmy musimy pamiętać o poinformowaniu o nowym rachunku bankowym naszych kontrahentów, urząd skarbowy, a także ZUS. Do tego nowe dane musimy podać księgowej, tak aby faktury były wystawiane już z nowym numerem bankowym. Poza tym zmiana konta firmowego wymaga wprowadzenia zmian na stronie internetowej naszej firmy i we wszystkich innych miejscach, gdzie widnieje nasz numer konta. Jest to czasochłonne, ale czasem nie mamy innego wyjścia, a czasem będzie się nam to po prostu w dłuższej perspektywie opłacało. Jak więc zmienić konto firmowe?

KROK 1 – Wybieramy bank, w którym założymy nowe konto

Wybór banku, do którego przeniesiemy finanse firmy, nie jest prostym zadaniem. Różne banki oferują różne usługi dla klientów biznesowych, więc warto na początku poświęcić nieco czasu na znalezienie odpowiedniej oferty. Idealnie nadaje się do tego aktualny Ranking Kont Firmowych, w którym zapoznamy się z promocjami i produktami firmowymi poszczególnych banków.

Przy wyborze nowego konta firmowego warto przede wszystkim zwrócić uwagę na potrzeby swojej firmy. Jeśli poza samym prowadzeniem konta interesują nas także dodatkowe usługi, takie jak księgowość online czy faktoring, z pewnością zainteresuje nas oferta ING Banku Śląskiego. Z kolei Idea Bank oferuje swoim klientom możliwość bezpłatnego korzystania z biura w ramach coworkingu oraz sali konferencyjnej.

KROK 2 – Zakładamy konto firmowe w nowym banku

Gdy wybierzemy już bank, w którym chcemy prowadzić finanse swojej firmy, czas przystąpić do działania. Na początek po prostu załóżmy konto firmowe w nowym banku. W niektórych bankach będziesz musiał zrobić to osobiście, w placówce banku, ale w niektórych przypadkach wszelkie formalności załatwimy przez internet.

Przy zakładaniu konta firmowego bank poprosi Cię o takie dane jak:

  • nazwa firmy,
  • adres firmy,
  • NIP,
  • REGON,
  • dane właściciela firmy,
  • numer PKD głównego rodzaju działalności (opcjonalnie).

Gdy tylko nasz nowy rachunek firmowy zostanie otwarty, możemy zacząć przekazywać swoim kontrahentom nowy numer bankowy, poprzez który będziemy się rozliczać. To również dobry moment na zaktualizowanie danych, wszędzie tam, gdzie pojawia się stary numer (strona internetowa, szablon faktur, czy dane w firmie, która obsługuje płatności przez terminal).

KROK 3 – Zamykamy stary rachunek firmowy

Przede wszystkim decyzja co do tego, czy zamkniemy dotychczasowy rachunek, czy nie należy do nas. Zawsze możemy pozostawić sobie ten rachunek, ale zazwyczaj tylko niepotrzebnie będzie on generował dodatkowe koszty. Dlatego mimo wszystko bardziej opłaca się zamknąć stare konto firmowe. W tym celu powinniśmy udać się do najbliższej placówki naszego starego banku.

Zamykając rachunek firmowy, powinniśmy zwrócić uwagę na okres wypowiedzenia. Zazwyczaj umowa z bankiem kończy się wraz z końcem miesiąca, który następuje po miesiącu, w którym została ona wypowiedziana. Pamiętajmy również, że za ten ostatni miesiąc bank również naliczy sobie standardowe opłaty. Dlatego wypłacają firmowe pieniądze z konta, warto zostawić na nim kilkanaście złotych na ich pokrycie.

Zamykając konto firmowe dokładnie przeanalizujmy, czy nie oczekujemy na jakieś płatności z odroczonym okresem zapłaty. Jeśli tak, to mimo wszystko warto poczekać na nie kilka miesięcy i do czasu ich uregulowania nie zamykać konta. Dzięki temu unikniemy sytuacji, w której nasz kontrahent będzie przelewał pieniądze na rachunek, który już nie istnieje. Jednak, jeśli nie spodziewamy się już żadnych przelewów, możemy spokojnie zamykać stare konto.

KROK 4 – Informujemy urząd skarbowy

Przy zmianie konta firmowego, mamy 7 dni na poinformowanie o tym fakcie urzędu skarbowego. W tym celu możemy udać się do przypisanego nam urzędu lub możemy zrobić to przez Profil Zaufany. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych należy wypełnić formularz CEIDG-1, w pozycji 28. Natomiast jeśli poza nowym kontem firmowym pozostawiamy sobie również stary rachunek firmowy, to musimy wypełnić załącznik CEIDG-RB, w którym należy wypisać numery wszystkich naszych rachunków firmowych.

Jeśli natomiast zmienialiśmy rachunek firmowy spółki, musimy udać się do urzędu skarbowego, gdzie złożymy wypełniony formularz NIP-2. Jeśli tutaj również posługujemy się kilkoma numerami kont, wszystkie podajemy w załączniku NIP-B.

KROK 5 – Informujemy ZUS

W celu aktualizacji informacji o naszym numerze konta firmowego musimy udać się również do ZUS-u. Nowe dane zgłaszamy poprzez wypełnienie druku ZUS ZBA. Mamy na to do 14 dni od zmiany rachunku firmowego.

 

I to wszystko. Jednak, jeśli zależy nam, aby cały proces był jeszcze mniej czasochłonny, wybierzmy ofertę banku, który większość formalności załatwi za Ciebie. Wiele banków bierze na siebie informowanie naszego starego banku, urzędu karbowego i ZUS-u o tym, że zmienisz konto firmowe. Warto skorzystać z takiej opcji, szczególnie gdy zależy nam na czasie, a nie lubimy biegać po urzędach.

 

Jakie są rodzaje kont firmowych?

Jeśli jesteś przedsiębiorcą, musisz posiadać konto firmowe. Może nie wynika to wprost z przepisów prawa, ale tak naprawdę, jeśli masz firmę, to się bez niego nie obejdziesz. Po prostu nie będziesz w stanie realizować wszelkich transakcji z poziomu konta osobistego.

Poza tym z kontem firmowym wiąże się też wygoda. Przede wszystkim zakładając konto firmowe w banku, możesz liczyć na o wiele więcej niż zwykłe konto. Wiele banków oferuje przedsiębiorcom wiele dodatkowych opcji, dzięki którym zaoszczędzisz czas i pieniądze, a prowadzenie firmy stanie się, choć odrobinę łatwiejsze i przyjemniejsze. Sprawdź zatem, jakie rodzaje kont dla firm oferują takie banki, jak Santander, ING Bank Śląski, PKO, Pekao S.A., Alior czy mBank.

Podstawowe konto dla firm

Banki od zawsze tak formułowały oferty rachunków firmowych dla przedsiębiorców, że po prostu nie opłacało się wykorzystywać kont osobistych do prowadzenia finansów firmy. Decydując się na założenie konta w danym banku, przede wszystkim otrzymujesz dostęp do podstawowego konta firmowego. Jest to po prostu rachunek bieżący, na którym będziesz gromadził środki firmowe oraz z którego będziesz rozliczał się z kontrahentami, urzędem skarbowym i ZUS-em. Jednak nawet podstawowe konto bankowe możesz dopasować do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa.

Na samym początku warto wybrać tzw. konto na start. Najczęściej jest ono zupełnie darmowe, lub wszelkie opłaty są znoszone, jeśli spełnisz kilka prostych warunków. Może być to np. zapewnienie regularnych wpływów na koncie lub opłacanie składek ZUS, lub podatków na rzecz urzędu skarbowego właśnie z takiego konta firmowego.

Do wyboru masz również konto typu standard, które również nie wiąże się ze zbyt dużymi opłatami, ale przeznaczone jest dla przede wszystkim dla przedsiębiorców, którzy już od jakiegoś czasu funkcjonują na rynku.

Jeśli jednak masz większe wymagania, zapytaj bank o konta w wersji premium. W takim przypadku za dodatkową opłatą możesz liczyć na szereg dodatkowych usług, które niedostępne są dla w przypadku przedsiębiorców, którzy posiadają tylko standardowe konta.

Pomocnicze konto firmowe

Jeśli prowadzisz działalność na niewielką skalę lub jesteś mikroprzedsiębiorcą, konto w wersji standard z pewnością Ci wystarczy. Jednak większe przedsiębiorstwa czy spółki będą potrzebowały dodatkowych kont pomocniczych. Na szczęście większość banków w Polsce (np. Alior, mBank, Inteligo) mają taki rodzaj kont wśród swoich produktów dla przedsiębiorców.

Do czego służy takie konto pomocnicze? Przede wszystkim możesz mieć ich kilka, a nawet kilkadziesiąt, jeśli prowadzisz działalność na większą skalę. Każde takie konto pomocnicze możesz przypisać do jednego kontrahenta (lub grupy kontrahentów, jeśli tak Ci będzie prościej), z którym będziesz się za jego pośrednictwem rozliczał. Dzięki temu łatwiej zadbasz o porządek i przejrzystość w firmowych finansach, a to przecież jedna z podstawowych zasad, jeśli nie chcemy „gubić” pieniędzy.

Poza tym do konta pomocniczego możesz upoważnić swoich pracowników, dzięki czemu będą oni mieli dostęp do części finansów firmy, co czasami jest niezbędne. Jednak z drugiej strony nie będą mieli wglądu w całość finansów przedsiębiorstwa, na czele którego stoisz.
Konto pomocnicze możesz także wykorzystać jako miejsce, w którym będziesz gromadził nadwyżkę środków, którą z czasem przeznaczysz na inwestycje, rozwój firmy lub po prostu na czarną godzinę.

Konto walutowe dla firm

Konto walutowe jest nieodzowne, jeśli rozliczasz się z partnerami biznesowymi w obcej walucie. Dostępne jest w takich bankach jak: NEST Bank, Alior Bank, ING Bank Śląski, mBank, czy Bank PEKAO. Standardem już jest konto walutowe w euro, dolarach amerykańskich czy frankach, ale w niektórych bankach możesz posiadać konto w jednej z nawet 20 różnych walut, w tym CZK, DKK, HUF, JPY, NOK, RON, SEK.

A co Ci daje takie konto? Przede wszystkim przelewy oraz wpłaty i wypłaty gotówki bez przewalutowania. Dzięki temu nie musisz ponosić dodatkowych kosztów i nie tracisz pieniędzy, na sprzedawaniu i kupowaniu walut.

Konto lokacyjne dla firm

Zastanawiasz się co zrobić z nadwyżką środków w firmie? Możesz złożyć je na koncie lokacyjnym dla firm. Takie konta działają podobnie do rachunków oszczędnościowych, które banki oferują prywatnym klientom. Co najważniejsze, w każdej chwili możesz sięgnąć po te środki i przeznaczyć je na dowolny cel.

Banki coraz częściej wychodzą naprzeciw oczekiwaniom klientów biznesowych i oferują różne produkty bankowe, które ułatwiają prowadzenie działalności i pomagają w utrzymaniu porządku w firmowej kasie. Poza tym, jako klienci biznesowi danego banku, często możemy skorzystać także z innych usług. Coraz więcej banków oferuje swoim klientom opcję wirtualnej księgowości czy faktoringu. Wszystko to powinniśmy uwzględnić, zakładając konto firmowe. A od czasu do czasu warto również zajrzeć do aktualnego rankingu kont firmowych, bo może okazać się, że konkurencyjny bank właśnie wprowadził ofertę, która będzie idealna dla danego biznesu.

Jak poprawić płynność finansową przedsiębiorstwa?

Dlaczego niektóre firmy z powodzeniem radzą sobie nawet przy słabszej koniunkturze, podczas gdy inne upadają, nawet gdy nie narzekają na brak zleceń? Często jest to konsekwencja odpowiedniego zarządzania finansami przedsiębiorstwa, w tym utrzymywania płynności finansowej. Dziś przedstawiamy 3 sposoby, dzięki którym poprawisz płynność finansową swojej firmy.

Czym jest płynność finansowa?

Płynność finansową możemy zdefiniować jako taką różnicę między wpływami a wydatkami twojej firmy, która pozwala ci m.in. na opłacanie w terminie takich zobowiązań jak podatki, składni ubezpieczeniowe, wynagrodzenia dla pracowników, rozliczenia z dostawcami oraz pokrycie innych kosztów prowadzenia twojej działalności. Innymi słowy, płynność finansowa odnosi się do środków, jakie masz zgromadzone na rachunku bankowym, a nie jakie posiadasz w wystawionych fakturach.

 

Jakie są przyczyny braku płynności finansowej?

Podstawową przyczyną braku płynności finansowej wielu przedsiębiorstw są faktury z odroczoną płatnością. Jest to sytuacja, w której przedsiębiorca wykonał daną usługę lub sprzedał towar, ale na zapłatę musi poczekać nawet kilka miesięcy. Takie przypadki są właściwie codziennością, a właściciele firm muszą liczyć się z tym, że część należnych im środków pozostaje zamrożona w fakturach. Niestety koszty związane z działalnością takiej firmy i tak trzeba regularnie uiszczać. Dostawcy, pracownicy czy urzędy nie będą czekać na to, aż dany kontrahent w końcu opłaci fakturę. Skąd wziąć na to pieniądze, gdy firmowe konto świeci pustkami, pomimo tego, że na papierze posiadamy małą fortunę?

Przed taką sytuacją chroni cię właśnie płynność finansowa, dzięki której zawsze posiadasz środki na spłatę swoich zobowiązań. Jak jednak ją utrzymać w czasach, gdy większość kontrahentów wymaga od Ciebie faktur z odroczoną płatnością?

 

1. Różnicuj terminy płatności faktur

Pierwszy sposób sprawdzi się w przypadku przedsiębiorstw, które współpracują z kilkoma kontrahentami. Przede wszystkim zrezygnuj z wystawiania wszystkich faktur w jednym terminie. Dzięki temu na firmowe konto będą regularnie spływały wpływy od kolejnych kontrahentów.
Poza tym, jeśli świadczona przez Ciebie usługa składa się z kilku etapów, wystawiaj fakturę po każdym z nich, zamiast czekać na zakończenie całego zadania. W ten sposób również zapewnisz sobie wpłaty stały dopływ gotówki.

 

2. Kontroluj stan rozliczania należności

Faktury z odroczoną płatnością to zmora dzisiejszych przedsiębiorców. A i tak zdarza się, że kontrahenci realizują przelewy po wyznaczonym na fakturze terminie. Przez to na zapłatę musisz czekać jeszcze dłużej. Z tego względu warto dokładnie monitorować terminy płatności. Jeśli się on zbliża, możesz przypomnieć o tym swojemu partnerowi biznesowemu. Podobnie postępuj w sytuacji, gdy po upływie terminu zapłaty należność nie wpłynęła na Twoje konto firmowe. Im szybciej się przypomnisz, tym prędzej pieniądze trafią na Twój rachunek.

 

3. Skorzystaj z faktoringu

Faktoring to usługa skierowana do przedsiębiorców, którzy często wystawiają faktury z odroczoną płatnością. Dostępna jest w ofercie wielu firm faktoringowych, które możesz porównać w rankingu faktoringu. Faktoring polega na tym, że faktor, czyli właśnie firma faktoringowa, przelewa na Twoje konto firmowe pieniądze za faktury, które wystawiłeś swoim kontrahentom. Natomiast gdy nadejdzie termin płatności takiej faktury, Twój kontrahent przeleje należne pieniądze faktorowi, zamiast Tobie.
W ten sposób tym otrzymujesz pieniądze w ciągu kilku dni od wystawienia faktury, a jednocześnie Twój partner biznesowy może korzystać z dłuższych terminów płatności.
Faktoring to bardzo zróżnicowana usługa, która poza utrzymaniem płynności finansowej przynosi firmom również inne korzyści. Mogą z niej skorzystać zarówno duże przedsiębiorstwa, jak i właściciele mniejszych firm, którzy wystawiają faktury na niewysokie kwoty. Istnieje także wiele różnych rodzajów faktoringu – o dwóch z nich pisaliśmy w naszym poprzednim artykule „faktoring cichy czy jawny?

Płynność finansowa to klucz nie tylko do rozwoju własnego biznesu, ale i do utrzymania się na powierzchni. Jej osiągnięcie wcale nie musi być trudne, jeśli tylko prowadząc firmę, będziesz przykładał do tej kwestii odpowiednią wagę. A dzięki takim usługom jak faktoring, płynność finansowa może stać się czymś oczywistym w każdej firmie, bez względu na jej wielkość czy obszar działania.

Faktoring cichy czy jawny – który jest lepszy dla Twojej firmy?

Pod pojęciem faktoringu kryje się tak naprawdę szereg usług, które pomagają przedsiębiorcom w utrzymaniu płynności finansowej. Dzisiaj, w pierwszym wpisie na tym blogu, zajmiemy się dwoma formami faktoringu, czyli faktoringiem jawnym oraz cichym. Jeśli nie wiesz, na który się zdecydować, to ten artykuł jest właśnie dla Ciebie.

 

Faktoring jawny a faktoring cichy

Zacznijmy od tego, na czym polega faktoring jawny. Jeśli zdecydujesz się na tę formę faktoringu, informacja o tym dotrze do twojego kontrahenta, któremu wystawiłeś fakturę. Innymi słowy, Twój partner biznesowy dowie się o cesji wierzytelności, czyli zmianie jej właściciela.

I właśnie tego dotyczy różnica pomiędzy faktoringiem jawnym a cichym. Po prostu w tym drugim przypadku twój kontrahent nie jest świadomy, że doszło do cesji wierzytelności.

Wiążą się z tym konkretne działania firmy faktoringowej, a właściwie ich brak. Przede wszystkim, jeśli podpiszesz umowę o świadczenie usług w ramach faktoringu cichego, firma faktoringowa nie będzie kontaktowała się w żaden sposób z Twoim partnerem biznesowym. Nawet jeśli termin płatności faktury minie, a kontrahent nie dokona rozliczenia, to faktor nie będzie wysyłał mu monitów z ponagleniem zapłaty.

I właśnie ten brak konieczności informowania kontrahentów o korzystaniu z faktoringu jest najczęstszym powodem, dla którego przedsiębiorcy decydują się na wybór cichej wersji tej usługi. Czy słusznie? Zanim odpowiemy na to pytanie, przyjrzyjmy się korzyścią, jakie wiążą się z faktoringiem cichym.

 

Zalety faktoringu cichego

Do głównych zalet faktoringu cichego należy szybkość rozliczania faktur dostarczanych faktorowi. W przypadku faktoringu jawnego firma faktoringowa musi wysłać zapytanie do twojego kontrahenta w celu weryfikacji wystawionej przez Twoją firmę faktury. A ten dodatkowy krok sprawia, że nieco dłużej musisz poczekać na to, aż pieniądze zostaną przekazane na Twoje konto. W przypadku faktoringu cichego takie rozliczenie odbywa się po prostu szybciej.

Poza tym na faktoring cichy często decydują się firmy, którym zależy na utrzymaniu dobrych relacji z partnerami biznesowymi. Szczególnie dotyczy to niewielkich firm, które na co dzień współpracują z większymi kontrahentami, które lubią dyktować warunki takiej współpracy. Jeśli istnieje obawa, że korzystanie z faktoringu może spowodować zerwanie wspólnych działań, opcja faktoringu cichego jest rozwiązaniem, które pozwoli zatrzymać klienta, przy jednoczesnym korzystaniu z zalet faktoringu jako takiego.

 

Zalety faktoringu jawnego

Jedną z podstawowych zalet faktoringu jawnego jest to, że w ramach tej usługi firma faktoringowa może przejąć na siebie ryzyko niewypłacalności Twojego kontrahenta. Dzięki temu nie musisz samodzielnie walczyć o odzyskanie należnej Ci zapłaty, ponieważ faktor zrobi to za Ciebie. Natomiast w przypadku faktoringu cichego musisz liczyć na to, że Twój partner biznesowy jest w dobrej sytuacji finansowej i nie ma w zwyczaju „zapominania” o fakturach, które musi zapłacić.

 

Faktoring jawny czy faktoring cichy?

W Polsce przedsiębiorcy korzystają przede wszystkim z faktoringu jawnego. Blisko 90% wszystkich umów faktoringowych dotyczy właśnie tego typu faktoringu, podczas gdy z faktoringu cichego korzysta zaledwie 10% usługobiorców.

Wydaje się również, że popularność faktoringu jawny będzie w dalszym ciągu rosła, gdy tylko polski biznes oswoi się z tą wciąż stosunkowo nowatorską usługą. Nie oznacza to jednak, że faktoring cichy zupełnie zniknie. Skoro firmy faktoringowe oferują tego typu usługę, to znaczy, że jest na nią zapotrzebowanie. Zwłaszcza że niektóre z nich podkreślają, że nie chcą wchodzić w relacje pomiędzy swoimi klientami a ich kontrahentami.

Poza tym z faktoringu cichego często korzystają większe firmy, które posiadają własny dział, który zajmuje się rozliczeniami z kontrahentami i przypominaniem im o zaległych płatnościach.

Jednak bez względu na to, jaki rodzaj faktoringu wybierzesz, na pewno pozwoli ci on na zachowanie dobrej płynności finansowej, co stanowi podstawę sukcesu, jeśli chodzi o prowadzenie biznesu.